1. Общие положения
1.1. Настоящий документ определяет политику муниципального автономного учреждения города Ярославля «Дом культуры «Радий» в отношении порядка работы с персональными данными. Политика обработки и защиты персональных данных (далее —«Политика») должна быть размещена в общедоступном месте для ознакомления субъектов с процессами обработки персональных данных в учреждении.
1.2. Политика разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства РФ в области обработки персональных данных субъектов персональных данных.
1.3. Политика раскрывает основные категории персональных данных, обрабатываемых в МАУ «Дом культуры «Радий»» (далее по тексту –«Оператор»), цели, способы и принципы обработки Оператором персональных данных, права и обязанности Оператора при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также перечень мер, применяемых Оператором в целях обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.
1.4. Политика является общедоступным документом, декларирующим концептуальные основы деятельности Оператора при обработке персональных данных.
2. Термины и определения
— Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
— Оператор – МАУ «Дом культуры «Радий».
— Субъект персональных данных – работники учреждения и контрагенты.
— Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
— Информационная система персональных данных (ИСПДн) — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
— Блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.
— Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
— Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
3. Правовые основания и цели обработки персональных данных
3.1. Политика Оператора в области обработки персональных данных определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами РФ:
— Конституция Российской Федерации;
— Трудовой кодекс Российской Федерации;
— Гражданский кодекс Российской Федерации;
— Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при обработке в информационных системах персональных данных»;
— Федеральный закон РФ от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
— Положение об обработке персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утверждённое Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687;
— Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
3.2. Цели обработки персональных данных:
— создание и развитие условий для формирования и удовлетворения культурных и духовных потребностей населения, организация досуга;
— создание условий для эстетического развития творческого потенциала среди различных категорий населения в сфере досуга;
— ведение кадрового учета работников Оператора и начисления им заработной платы, бухгалтерский учет, а также другие действия необходимые для реализации трудовых отношений;
— осуществление оплаты услуг физических и юридических лиц по договорам гражданско-правового характера (реализация договорных обязательств);
— размещение ПДн на официальном сайте учреждения;
— освещение деятельности учреждения в СМИ;
— оказание услуг, в соответствии с Уставом Оператора.
4. Обрабатываемые категории персональных данных
Персональные данные работников Оператора:
— анкетные и биографические данные (Ф.И.О., дата рождения);
— сведения об образовании;
— сведения о трудовом и общем стаже;
— сведения о составе семьи;
— паспортные данные;
— сведения о воинском учете;
— сведения о социальных льготах;
— сведения о наградах достижениях, заслугах;
— данные свидетельства государственного пенсионного страхования;
— данные свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;
— данные свидетельства о рождении детей;
— идентификационный номер налогоплательщика;
— специальность;
— занимаемая должность;
— сведения о наличие судимостей;
— сведения медицинского характера в случаях предусмотренных законодательством;
— адрес места жительства, номер домашнего телефона;
— место работы или учебы членов семьи и родственников;
— содержание трудового договора;
— номер банковского счета;
— сведения о заработной плате;
— содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
— сведения о повышении квалификации и переподготовке работников, их аттестации, служебных расследованиях;
— фотография.
5. Источники получения персональных данных
5.1. Получение сведений о персональных данных осуществляется на основании документов и информации, представленных лично:
- работниками Оператора в процессе трудовых отношений.
6. Основные принципы обработки, передачи и хранения персональных данных
6.1. Оператор в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки персональных данных, указанных в статье 5 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
6.2. Оператор обрабатывает персональные данные автоматизированным и не автоматизированным способами, с использованием средств вычислительной техники и без использования таких средств.
6.3. Оператор не осуществляет обработку биометрических (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) персональных данных.
6.4. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных. В установленных законодательством случаях Оператор может обрабатывать сведения медицинского характера, относящиеся к вопросу о возможности выполнения ими трудовых функций (больничный, справка, сведения обязательного медосмотра).
6.5. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных (передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу).
7. Доступ к персональным данным третьих лиц (физических и юридических). Сведения о третьих лицах, осуществляющих обработку персональных данных
7.1. Оператор не может сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью самого субъекта, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
7.2. Оператор не может сообщать персональные данные субъекта персональных данных в коммерческих целях без его письменного согласия.
7.3. Оператор может передавать персональные данные субъекта персональных данных его представителям в порядке, установленном законодательством, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. Информация передается при наличии одного из документов:
- нотариально удостоверенной доверенности представителя субъекта персональных данных;
- письменного заявления работника, написанного в присутствии специалиста по кадрам учреждения (если заявление написано субъектом персональных данных не в присутствии данного работника, то оно должно быть нотариально заверено).
Доверенности и заявления хранятся в личном деле работника.
7.4. Согласия субъекта персональных данных на передачу его персональных данных третьим лицам не требуется в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральными законами и настоящей Политикой.
7.5. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным или муниципальным органом соответствующего акта (далее –«поручение оператора»). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим Федеральным законом. В поручении Оператора должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с Федеральным законом.
7.6. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
7.7. В случае, если Оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, несет ответственность перед Оператором.
7.8. Сотрудники учреждения, передающие персональные данные третьим лицам, должны передавать их при наличии у уполномоченного лица на их получение:
- договора на оказание услуг учреждения;
- соглашения о неразглашении конфиденциальной информации либо наличие в договоре с третьим лицом пунктов о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе, предусматривающих защиту персональных данных;
7.9. Персональные данные субъекта персональных данных могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника, за исключением случаев, когда передача персональных данных работника без его согласия допускается действующим законодательством РФ.
7.10. Предоставление персональных данных субъектов персональных данных государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства и настоящей Политикой.
7.11. В целях соблюдения законодательства РФ, для достижения целей обработки, а также в интересах и с согласия субъектов персональных данных Оператор в ходе своей деятельности предоставляет персональные данные следующим организациям:
— Федеральной налоговой службе России;
— Пенсионному фонду России;
— страховым компаниям в системе ОМС;
— лицензирующим и/или контролирующим органам государственной власти и местного самоуправления.
Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
7.12. Документы, содержащие персональные данные, могут быть отправлены через организацию федеральной почтовой связи. При этом должна быть обеспечена их конфиденциальность. Документы, содержащие персональные данные, вкладываются в конверт, к нему прилагается сопроводительное письмо.
7.13. Ответственность за соблюдение вышеуказанного порядка предоставления персональных данных несет работник, а также руководитель, осуществляющий передачу персональных данных третьим лицам.
8. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке
8.1. Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.
Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически развивающийся технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и в конечном счете обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.
8.2. Оператор при обработке персональных данных принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
8.3. Обеспечение безопасности ПДн достигается, в частности:
— регламентацией доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных
— ограничением и регламентацией состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
— строгим избирательным и обоснованным распределение документов и информации между работниками;
— рациональным размещением рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемых ПДн;
— знанием работниками требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранению тайны;
— созданием необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
— определением и регламентацией состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
— организацией порядка уничтожения информации;
— осуществлением постоянного контроля за организацией работы по защите ПДн и соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных актов, локальных актов и своевременным принятием необходимых мер;
— ознакомлением работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, локальными актами в отношении обработки персональных данных, и (или) обучением указанных работников;
— применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных (установка лицензионных антивирусных программ, передача персональных данных в системе средств криптографической защиты информации и др.).
9. Права субъектов персональных данных
9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение сведений об обработке его персональных данных Оператором.
9.2. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения, обрабатываемых Оператором персональных данных субъекта персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
9.3. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с Федеральными законами.
9.4. Для реализации своих прав и защиты законных интересов субъект персональных данных имеет право обратиться к Оператору. Оператор рассматривает любые обращения и жалобы со стороны субъектов персональных данных, тщательно расследует факты нарушений и принимает все необходимые меры для их немедленного устранения, наказания виновных лиц и урегулирования спорных и конфликтных ситуаций в досудебном порядке.
9.5. Субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.
9.6. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
10. Сроки обработки (хранения) персональных данных
10.1. Течение срока обработки персональных данных начинается с момента их получения Оператором.
10.2. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъект персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки.
10.3. Персональные данные работников Оператора, в том числе родственников работника, используются в течение трудовой деятельности в соответствии с трудовым договором, а также на протяжении установленного законодательством срока хранения личного дела в архиве (50 лет).
11. Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных
11.1. Целью уточнения персональных данных, в том числе обновления и изменения, является обеспечение достоверности, полноты и актуальности персональных данных, обрабатываемых Оператором. Уточнение персональных данных осуществляется Оператором по собственной инициативе, по требованию субъекта персональных данных или его представителя, по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случаях, когда установлено, что персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными.
11.2. В случае предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, оператор обязан внести в них необходимые изменения в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения. Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.
11.3. Целью блокирования персональных данных является временное прекращение обработки персональных данных до момента устранения обстоятельств, послуживших основанием для блокирования персональных данных. Блокирование персональных данных осуществляется Оператором по требованию субъекта персональных данных или его представителя, а также по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий в течение семи рабочих дней со дня обращения.
11.4. Уничтожение персональных данных осуществляется Оператором:
— по достижении цели обработки персональных данных;
— в случае утраты необходимости в достижении целей обработки персональных данных;
— по достижении окончания срока хранения ПДн;
— в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных;
— по требованию субъекта персональных данных или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в случае выявления фактов неправомерных действий с персональными данными, когда устранить соответствующие нарушения не представляется возможным.
При уничтожении материальных носителей персональных данных составляется акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные.
12. Заключительные положения
12.1. Настоящая Политика является внутренним документом Оператора, общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Оператора.
12.2. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных, но не чаще одного раза в год.
12.3. Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется руководителем Оператора.
12.4. Ответственность должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Оператора.